Archiwizacja dokumentów pracowniczych w 2019 roku. Idzie nowe!

Krótsza archiwizacja dokumentów pracowniczych i możliwość ich przechowywania wyłącznie w wersji elektronicznej. Zmian, które czekają pracodawców i pracowników w 2019 roku będzie więcej. Szybkie podsumowanie poniżej.

Archiwizacja dokumentów – krótszy okres przechowywania

Do tej pory firmy musiały przechowywać dokumentację pracowniczą aż 50 lat. Od stycznia okres ten zostanie skrócony do 10. Co potem stanie się z dokumentami? Dokumentacja płacowa trafi do ZUS. Dzięki temu ubiegający się o emeryturę pracownik nie będzie musiał szukać swoich dokumentów. Na życzenie pracownika pracodawca może przekazać również dokumenty pracownikowi, którego dotyczą.

Przechowywanie dokumentów w postaci elektronicznej

To prawdziwa rewolucja w sposobie przechowywania dokumentów. Od 2019 będzie można je składować w wersji elektronicznej. To duża oszczędność dla pracodawców. Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii szacuje, że przedsiębiorstwa zatrudniające około 500 pracowników zaoszczędzą na tej zmianie nawet 200 tys. złotych rocznie! 

Pamiętaj, że archiwizacja dokumentów to przetwarzanie danych. Oznacza to, że proces ten podlega rozporządzeniu o ochronie danych osobowych (RODO). Przechowywane w formie elektronicznej dokumenty muszą być odpowiednio zabezpieczone. Bezpieczeństwo danych zapewni ich szyfrowanie.

Przelew domyślny, gotówka opcjonalna

Domyślnym sposobem wypłaty wynagrodzenia jest, a raczej była, wypłata gotówki „do ręki”. Od nowego roku taka forma stanie się wersją opcjonalną (należy o nią pracodawcę poprosić) a domyślnym sposobem wypłacanie pensji stanie się przelew na konto.

Rozliczenie podatkowe wypełni za pracownika KAS

KAS czyli Krajowa Administracja Skarbowa przygotuje za podatnika deklaracje PIT-37 i PIT-38. O tym, czy chcemy skorzystać z takiej opcji możemy zadecydować sami. Deklaracje będą dostępne na Portalu Podatkowym. Po zalogowaniu możemy zaakceptować deklarację lub wprowadzić zmiany w zakresie wyboru organizacji pożytku publicznego, a nawet odrzucić deklarację i wypełnić PIT samodzielnie. Uwaga! Deklaracja przygotowana przez KAS nie będzie uwzględniać ulg i zwolnień przysługujących podatnikowi. 

Zmiana w prowadzeniu akt

Niestety, nie wszystkie zmiany będą ułatwiać życie tak jak krótsza archiwizacja dokumentów i możliwość przechowywania ich w formie elektronicznej. Od tego roku akta pracownicze będą musiały być podzielone na cztery części (a nie na trzy jak wcześniej). Część A obejmie oświadczenia/ dokumenty zgromadzone w wyniku ubiegania się o zatrudnienie oraz skierowania na badania (w tym orzeczenia lekarskie). Część B to oświadczenia/dokumenty, które dotyczą nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia. Część C dotyczy dokumentów związanych z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej odrębnymi przepisami. Natomiast część D to te oświadczenia i dokumenty, które związane są z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy. 

Pracownicze Plany Kapitałowe już od lipca

Nowe przepisy na początku będą dotyczyły pracodawców zatrudniających minimum 250 osób lub mających obrót większy niż 50 mln euro, ale w kolejnych latach zmiany obejmą już wszystkich. Na czym polega wprowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych czyli programu dodatkowego oszczędzania na emeryturę? Z pensji pracownika zostanie potrącone 2 proc. brutto. Pracodawca dołoży 1,5 proc. pensji brutto, a następnie wybierze fundusz inwestycyjny, na którym pieniądze będą obracane. Do wypłaty państwo „dołoży” 240 złotych rocznie.

Jeśli pracownik zabrania pensję minimalną, potrącone zostanie 0,5 proc. pensji brutto. Część dokładana przez pracodawcę nie ulegnie zmianie. Kwota przeznaczona na PPK może zostać zwiększona do 4 proc. (na życzenie pracownika). Ale uwaga – w takiej sytuacji również pracodawca będzie musiał podnieść swój udział do 4 proc. Wprawdzie zapis do PPK jest automatyczny, ale pracownik może się z niego wycofać. Deklarację wycofania należy składać co 4 lata.


Chroń swoje dokumenty. Pobierz bezpłatnie aplikację Specfile i szyfruj dowolne pliki pdf, dokumenty word, excel, zdjęcia czy video, a nawet całe foldery jednym kliknięciem. Pobierz aplikację Specfile

Zobacz także:

Bezpieczny Internet – podsumowanie roku 2018 >>

Czy dane w chmurze są bezpieczne?>>

Wszystko o szyfrowaniu w aplikacji Specfile >>

Komentarz

Zostaw komentarz

MENU