Dziś krótko o tym, czy szyfrowanie danych ma sens. I czy jest warte zachodu. Bądźmy szczerzy – mówisz: szyfrowanie, myślisz: problem. Bo przecież trzeba wdrożyć pracowników, nowy system, rozpocząć szkolenia… Dlatego warto rozważyć, komu to jest potrzebne i jak się do tego zabrać.
Dla kogo szyfrowanie danych?
Szyfrowanie danych jest przede wszystkim dla tych, których praca zależy od dokumentów. Czyli – jeśli posiadasz takie dokumenty, których treść jest poufna, powinieneś je szyfrować. Wystarczy zastanowić się jakie to są dokumenty, bo nie należy popadać w paranoję – nie wszystko trzeba zabezpieczać.
Poufne, czyli jakie? Dokumenty, które stanowią tajemnicę firmową, NDA (umowy poufności), gotowe projekty oraz te w fazie przygotowania. Sam najlepiej wiesz, treść których plików i folderów jest na tyle istotna dla Twojej firmy, że nie należy dzielić się nią z osobami trzecimi. Dbaj o te dokumenty, ponieważ wyciek ich treści może mieć poważne konsekwencje wizerunkowe. Odbudowanie zaufania dużo kosztuje – i czasu, i pieniędzy.
Jeżeli interesuje Cię to, jakie byłyby straty gospodarcze spowodowane cyberatakiem na światową skalę, przeczytaj ten artykuł:
Szyfrowanie danych – kiedy jeszcze trzeba o tym pomyśleć?
Szyfrowanie danych jest również istotne ze względu na RODO, ale tego chyba nie musimy tłumaczyć. Jeśli przetwarzasz dane osobowe, musisz je zabezpieczać. Przy okazji przypomnijmy, co zgodnie z rozporządzeniem oznacza „przetwarzanie”: „zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie”. Sporo tego.
RODO jest groźne, bo za niestosowanie się do rozporządzenia wyznaczono bardzo wysokie kary. Pierwsza kara za nieprzestrzeganie tych przepisów w Polsce, opiewała na okrągły milion złotych!
Czy szyfrowanie danych może być sposobem na oszczędzanie?
Jeśli przechowujesz dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej, możesz sporo zaoszczędzić. Dla przedsiębiorstw, które zatrudniają ok. 500 pracowników, to nawet 200 tys. zł oszczędności rocznie! Zdigitalizowane dane oczywiście należy odpowiednio zabezpieczyć. Pisaliśmy o tym w artykule o dokumentacji pracowniczej 2019, znajdziesz go tutaj:
Szyfrowanie danych – pojedyncze pliki, całe katalogi, a może szyfrowanie dysku?
Naszym zdaniem szyfrować należy na poziomie pliku (lub folderu). Albo połączyć obie metody. W ten sposób w trakcie pracy komputera mamy zabezpieczone poufne dokumenty, dane osobowe, które przetwarzamy itd., a po jego wyłączeniu szyfrujemy absolutnie wszystko. Pamiętaj, że do wycieku dochodzi wówczas, gdy używasz komputera, dlatego nie kieruj się taką logiką😉
Jeśli do końca nie jesteś pewien, czym różnią się te metody (szyfrowanie pliku i szyfrowanie dysku), odsyłamy Cię do tego artykułu:
Szyfrowanie danych – jak się do tego przygotować?
Musisz wiedzieć, że aby szyfrować dane, nie musisz posiadać żadnej wiedzy technicznej. Nowoczesne programy działają na zasadzie „one click” – są super proste w użyciu, łatwo je zainstalować na komputerze, a pracownicy nie muszą przechodzić żadnego wielogodzinnego szkolenia, aby zrozumieć działanie takiej aplikacji, ponieważ jest bardzo intuicyjna w użyciu. Przygotowaliśmy listę pytań, które warto sobie zadać przy wyborze właściwego programu szyfrującego. Rzuć okiem zanim podejmiesz decyzję:
