Dokumentacja pracownicza 2019 – mamy zmianę w prawie. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, od 1 stycznia 2019 roku pracodawca może przechowywać dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej. Dla przedsiębiorstw, które zatrudniają ok. 500 pracowników, może to oznaczać nawet 200 tys. zł oszczędności rocznie.

Dokumentacja pracownicza 2019 – jak przejść na formę elektroniczną?

Jeżeli pracodawca zdecyduje się na prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, powinien zeskanować dotychczasową dokumentację papierową i opatrzyć ją kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Co więcej, jeżeli i pracownik i pracodawca posiadają kwalifikowany podpis elektroniczny, mogą od razu stworzyć e-dokument bez konieczności skanowania dokumentu papierowego. Dokumenty można również podpisać ręcznie, a następnie zeskanować i opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpis potwierdza zgodność treści dokumentu papierowego z treścią dokumentu cyfrowego.

Dokumentacja pracownicza 2019 – jak zabezpieczyć zdigitalizowane akta osobowe?

Zasady oraz kwestie bezpieczeństwa, dostępu i warunków przechowywania dokumentacji określa Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. W rozdziale trzecim omawianego rozporządzenia czytamy, że wybrany przez pracodawcę system musi zapewniać m.in. zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem, utratą lub nieuprawnionym dostępem, stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym, identyfikację osób mającą dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie zmian w dokumentacji i metadanych.

Dokumentacja pracownicza 2019 a szyfrowanie danych

Aby spełnić wymagania rozporządzenia dotyczące zabezpieczania akt, skorzystaj z aplikacji do szyfrowania danych. My oczywiście polecamy Specfile, ale to może być każde narzędzie, które zabezpieczy dokumenty przed uszkodzeniem, utratą lub nieuprawnionym dostępem. Dodatkowo oprogramowanie, które wybierzesz powinno dawać możliwość określenia osób upoważnionych do stałego wglądu do dokumentacji (współdzielenie zaszyfrowanych plików). Prowadzenie ewidencji zaszyfrowanych plików pozwoli Ci spełnić wszystkie wymagania omawianego rozporządzenia.

Więcej o rozporządzaniu dowiesz się z Tego artykułu: https://blog.specfile.pl/archiwizacja-dokumentow-pracowniczych-w-2019-roku-idzie-nowe/

Chroń swoje dokumenty. Pobierz bezpłatnie aplikację Specfile i szyfruj dowolne pliki pdf, dokumenty word, excel, zdjęcia czy video, a nawet całe foldery jednym kliknięciem. Pobierz aplikację Specfile