Dziennik plików i ewidencja dokumentów mogą błędnie mieć przypisywaną tą samą funkcjonalność. Nic bardziej mylnego. Wprawdzie oba powiązane są z szyfrowaniem plików i ich wysyłką z poziomu aplikacji, ale każde ma zgoła inne przeznaczenie.
W skrócie. Dziennik plików tylko śledzi rejestrowaną wysyłkę szyfrowanych plików z danego komputera. Natomiast ewidencja odpowiada za śledzenie wszystkich rejestrowanych wysyłek wysyłanych i otrzymywanych w firmie. Ponadto w zakładce WYSYŁKI możemy upewnić się nie tylko o tym, czy wysyłka została zrealizowana ale również fakt, czy wysyłka dotarła do adresata. Więcej na temat ewidencji pisaliśmy w tej części poradnika: https://blog.specfile.pl/administracja-konta-firmowego/
Wróćmy do dziennika plików.
Gdzie się znajduje? Aby sprawdzić zawartość dziennika wywołaj aplikację Specfile (na przykład rozpocznij proces szyfrowania plików). W prawym górnym rogu zobaczysz ikonkę menu użytkownika. Kliknij w nią, a następnie wybierz dziennik plików.
Co tam znajdziesz? Dziennik rejestruje dane o wykonaniu lub nie każdej operacji wysyłki. Na pierwszy rzut oka jest to tylko nazwa pliku i jego ID. Ale gdy rozwiniemy listę, otrzymamy więcej szczegółów: typ dokumentu, jaka jest klauzula (jawny/zastrzeżony), kiedy dodano plik do wysyłki i kiedy wygasa, a także ilość już wykonanych prób wysyłki i status. Po prawej stronie, równoległe do tych informacji, zobaczysz listę adresów (adresy e-mail osób, w tym takich, które nie miały konta w momencie dodana pliku do wysyłki). Zielona ikona wraz z znacznikiem czasu informuje, że adresat ma lub założył konto, a aplikacja wysłała plik o godzinie podanej obok adresu email. Jeżeli przy adresie widzisz symbol zegara – plik oczekuje na wysłanie .
Co się dzieje, jeśli próbujesz zaszyfrować i wysłać plik do osoby nie zarejestrowanej w Specfile? Taka osoba nie ma wygenerowanych kluczy w tym tego publicznego, który można pobrać i użyć do zaszyfrowania pliku przeznaczonego dla niej. Aplikacja w tym przypadku wysyła takiej osobie mailem nie plik ale tylko zaproszenie do rejestracji. I oczekuje na rejestrację takiej osoby w serwerze Specfile. Aplikacja sprawdza okresowo czy pojawił się klucz publiczny tej osoby i jeśli tak, pobiera go i dopiero wówczas szyfruje i wysyła zadany plik. Sprawdzanie takie następuje przez ilość dni ustalonych w parametrze wysyłek.
Dziennik plików przechowuje informacje do 30 dni wstecz oraz automatycznie usuwa wpisy starsze niż 30 dni.
Uwaga – dziennik plików informuje o wysłaniu plików ale nie o ich odbiorze (odszyfrowaniu). Tylko serwer posiada takie informacje i pokazuje je w zakładce Wysyłki (oraz informuje Cię o tym wysyłając maila z potwierdzeniem odbioru przez adresata).
Ważne informacje:
Dziennik plików widzą tylko osoby z kontem firmowym.
Ważne: Dziennik plików zapisywany jest tylko na komputerze, z którego wysyłki były realizowane. Zatem – jeśli wyślesz plik na komputerze X, po zalogowaniu się do Specfile’a na komputerze Y w dzienniku plików nie znajdziesz informacji o wspomnianej wysyłce.
Chroń swoje dokumenty. Szyfrowanie dokumentów pdf, word, excel , zdjęć czy video, a nawet szyfrowanie całych folderów jednym kliknięciem.
Pobierz bezpłatnie aplikację Specfile
