Co to jest dziennik plików i czym się różni od ewidencji dokumentów?

Dziennik plików i ewidencja dokumentów mogą błędnie mieć przypisywaną tą samą funkcjonalność. Nic bardziej mylnego. Wprawdzie oba powiązane są z szyfrowaniem plików i ich wysyłką z poziomu aplikacji, ale każde ma zgoła inne przeznaczenie.

W skrócie. Dziennik plików śledzi wysyłkę szyfrowanych plików do osób bez konta. Natomiast ewidencja odpowiada za śledzenie wysyłki oraz deszyfrowania plików. Więcej na temat ewidencji pisaliśmy w tej części poradnika: https://blog.specfile.pl/administracja-konta-firmowego/

Wróćmy do dziennika plików.

Gdzie się znajduje? Aby sprawdzić zawartość dziennika wywołaj aplikację Specfile (na przykład rozpocznij proces szyfrowania plików). W prawym górnym rogu zobaczysz ikonkę menu użytkownika. Kliknij w nią, a następnie wybierz dziennik plików.

Co tam znajdziesz? Jeżeli nie wysłałeś wiadomości do osoby bez konta, dziennik będzie pusty. W odwrotnej sytuacji dziennik zarejestruje próbę wysyłki. Na pierwszy rzut oka jest to tylko nazwa pliku i jego ID. Ale gdy rozwiniemy listę, otrzymamy więcej szczegółów: typ dokumentu, jaka jest klauzula (jawny/zastrzeżony), kiedy dodano plik do wysyłki i kiedy wygasa, a także ilość już wykonanych prób wysyłki i status. Po prawej stronie, równoległe do tych informacji, zobaczysz listę adresów (adresy e-mail osób, które nie miały konta w momencie dodana pliku do wysyłki). Jeżeli przy adresie widzisz czerwony kwadracik – plik jeszcze nie dotarł (adresat nadal nie ma aktywnego konta Specfile). Zielony kwadracik wraz z znacznikiem czasu informuje, że adresat założył konto, a aplikacja wysła plik o godzinie podanej obok adresu email. Dziennik plików przechowuje informacje do 30 dni wstecz oraz automatycznie usuwa wpisy starsze niż 30 dni.

Żeby to dobrze zobrazować – dziennik plików działa tak samo jak list polecony. Wysyłasz wiadomość do adresata, a następnie czekasz, aż program potwierdzi, że wiadomość ta została odebrana.

Ważne informacje:

Dziennik plików widzą tylko osoby z kontem firmowym.

Dziennik plików widoczny jest dla plików wysyłanych z lokalnego komputera (czyli tam, gdzie mamy zainstalowaną „pierwotnie” aplikację Specfile). Zatem – jeśli wyślesz plik do osoby bez konta na komputerze X, po zalogowaniu się do Specfile’a na komputerze Y w dzienniku plików nie znajdziesz informacji o wspomnianej wysyłce.


Chroń swoje dokumenty. Szyfrowanie dokumentów pdf, word, excel , zdjęć czy video, a nawet szyfrowanie całych folderów jednym kliknięciem.
Pobierz bezpłatnie aplikację Specfile

Zostaw komentarz

MENU