Okienko pocztowe „Zaszyfruj i wyślij”

Zauważyliście, że logując się na konto Specfile w prawym dolnym rogu kokpitu pojawiło się okienko pocztowe „Zaszyfruj i wyślij”? To nasze nowe (rewolucyjne!) narzędzie. Śpieszymy z wyjaśnieniami dla kogo będzie bardzo przydatne.

Okienko pocztowe „Zaszyfruj i wyślij”

O co chodzi?

Okienko pocztowe „Zaszyfruj i wyślij” to narzędzie służące do bezpiecznej korespondencji klient-firma. Ten element graficzny (widget), przypominający znany wszystkim formularz kontaktowy, możesz umieścić na swojej stronie internetowej. W ten sposób zapewnisz klientom prosty sposób na bezpieczne przekazanie dokumentów na Twój adres mailowy.

Czym okienko pocztowe różni się od formularza kontaktowego?

Jeżeli klient chce przesłać do Ciebie jakieś dokumenty (w dowolnym formacie, mogą to być dokumenty tekstowe, PDFy, zdjęcia a nawet wideo), które zawierają poufne informacje albo dane osobowe, może to zrobić w formie szyfrowanej korzystając z okienka pocztowego. Okienko szyfruje także wiadomość tekstową, dlatego wszystkie informacje przekazywane są na Twój adres email bezpiecznie.


Reasumując – jeśli korzystasz na stronie z formularza kontaktowego, właściwiej byłoby zastąpić go naszym okienkiem pocztowym, ponieważ w ten sposób zachowujesz pełną poufność korespondencji (a klient nie widzi różnicy – nie musi się nigdzie rejestrować ani logować, korzysta z okienka pocztowego dokładnie w ten sam sposób, w jaki używa formularza kontaktowego).



Prześledźmy jak działa okienko pocztowe.

Klient wchodzi w zakładkę na stronie, na której umieściłeś okienko pocztowe (na przykład w zakładkę kontakt). Przeciąga lub wybiera plik, który chce do Ciebie wysłać i/lub pisze wiadomość (dodaj tekst). Klika „Wyślij”.


Jak działa okienko pocztowe
„Zaszyfruj i wyślij” ?

Teraz klient ma trzy ścieżki do wyboru:

Wariant pierwszy – natychmiastowa wysyłka

Klient po prostu klika „kontynuuj wysyłanie”, nie podaje swojego adresu email (jako nieznany nadawca).

Gotowe. Klient może pobrać potwierdzenie wysyłki.

Możesz:

  • pobrać pliki na swój komputer i odszyfrować je przy pomocy aplikacji Specfile
  • odszyfrować pliki bez użycia aplikacji klikając w „Zobacz w WebCliencie” (wystarczy się zalogować i gotowe)


Wariant drugi – klient podaje swój adres email i wysyła

Chodzi o sytuację, w której klient uzupełnia okienko „Podaj adres email” i nie jest użytkownikiem Specfile (tzn. nigdy nie rejestrował się w Specfile).

Jeśli klient wpisze swój adres email:

  • odbiorca wie, kto jest nadawcą wiadomości
  • strony mogą korespondować (możliwa odpowiedź zwrotna)

Dodatkowo nadawca może zaznaczyć, że chce otrzymywać powiadomienie email o każdorazowym otwarciu przesyłki (ważne ze względów bezpieczeństwa, na przykład wówczas, gdy wysyłasz dokument w celu potwierdzenia tożsamości <scan dowodu> – po co odbiorca miałby otwierać dokument ponownie?).

Jeśli klient kliknie „kontynuuj wysyłanie”, otrzyma taki komunikat:

Klient musi wejść na swoją skrzynkę i potwierdzić wysyłkę (w ten sposób weryfikujemy nadawcę widomości).


KLIENT MUSI KLIKNĄĆ „KONTYNUUJ”, ABY PRZESYŁKA ZOSTAŁA WYSŁANA.

Klient otrzyma powiadomienie o wysyłce oraz potwierdzenie PDF do pobrania.

Jeśli odbierzesz (odszyfrujesz) wiadomość, klient otrzyma takie powiadomienie na adres email:

Uwaga! Jeśli klient zaznaczył, że chce otrzymywać powiadomienie o otwarciu przesyłki, będzie je otrzymywał każdorazowo po odszyfrowaniu wiadomości.

Wariant trzeci – dla klientów, którzy korzystają już ze Specfile

Chodzi o sytuację, w której nadawca uzupełnia okienko „Podaj adres email” i jest użytkownikiem Specfile (tzn. zarejestrował się w Specfile).

Cały proces przebiega analogicznie jak w wariancie drugim z jedną różnicą.

W momencie potwierdzenia wysyłki („kontynuuj”) klient zostanie przekierowany do strony logowania w Specfile.

Po zalogowaniu klient otrzyma potwierdzenia nadania wiadomości.

Co muszę zrobić, aby używać okienka pocztowego do korespondencji z moimi klientami?

  • być użytkownikiem Konta Firmowego Specfile
  • umieścić okienko w wybranym przez siebie miejscu na swojej stronie www (wkleić kod – do pobrania po zalogować się do Specfile – „zobacz instrukcję instalacji”)
Możemy pomóc Ci wdrożyć okienko do tworzenia i wysyłki bezpiecznej korespondencji. Napisz do nas na kontakt@specfile.pl
MENU