Program do szyfrowania – na co należy zwrócić uwagę przy wyborze?

Postanowiłeś, że będziesz zabezpieczał poufne dokumenty, ale nie wiesz, jaki program do szyfrowania wybrać? Spieszymy z pomocą. Oczywiście, chcielibyśmy aby każdy z Was postawił na Specfile, ale jak głosi stare hasło reklamowe – różni ludzie, różne potrzeby…😉 Dlatego powstała ta lista pytań. Rzuć okiem i zastanów się, które kwestie uważasz za istotne w kontekście bezpieczeństwa i wygody. Kolejność dowolna.

#1 Program do szyfrowania – czy będę umiał z niego korzystać?

No właśnie. Po pierwsze i najważniejsze sprawdź czy będziesz potrafił obsłużyć program, który masz na oku. To nie rocket science. Aplikacja wymaga od Ciebie wykonania wielu kroków, jest skomplikowana i nie rozumiesz jak działa? Odpuść sobie i szukaj dalej. Bądźmy szczerzy, jeśli program do szyfrowania jest trudny w użyciu, nikt z niego nie korzysta.

#2 Program do szyfrowania – czy zabezpiecza pliki i katalogi?

Zwróć na to uwagę, bo niektóre aplikacje szyfrują tylko pojedyncze pliki. Wszystko fajnie, ale co zrobisz, gdy przyjdzie Ci zabezpieczyć jakiś duży zbiór, na przykład w celu jego archiwizacji?

#3 Program do szyfrowania – czy pozwala na współdzielenie dostępu do zabezpieczonego dokumentu?

Z poufnymi dokumentami jest tak, że nie każdy powinien mieć do nich dostęp. I po to je zabezpieczamy. Ale w Twojej organizacji czy zespole projektowym prawdopodobnie pewna grupa osób ma dostęp do tych samych plików. Co wtedy? Szyfrujesz i wszystkim udostępniasz hasło?😉 Jeśli jeszcze nikt Ci o tym nie powiedział – nowoczesne aplikacje pozwalają współdzielić zabezpieczone pliki. Czyli szyfrujesz dokument swoim hasłem, przydzielasz dostęp do tego dokumentu wybranym osobom, każdy otwiera (deszyfruje) go swoim hasłem. I gotowe.

P.S. Wracając do tematu „pożyczania” haseł… Znacie ten obrazek?😉      

#4 Program do szyfrowania – czy mogę wysłać plik bezpośrednio z aplikacji?

Jeśli zamierzasz wysyłać zaszyfrowane dokumenty, zwróć uwagę, czy możesz to zrobić także bezpośrednio z aplikacji. Nie jest to konieczne, bo sposobów udostępniania plików jest mnóstwo (skrzynka e-mail, komunikatory, chmura etc.), ale jeśli robisz to często, ta opcja zwyczajnie bardzo przyspieszy cały proces.

#5 Program do szyfrowania – gdzie mogę przechowywać pliki?

No właśnie, gdzie? Najlepiej, jeśli sam możesz wybrać. To bywa problematyczne, gdy aplikacja nakazuje użytkownikowi, aby zabezpieczony plik lądował od razu (i obowiązkowo) na przykład w chmurze. Przecież to Twoje dokumenty, dlaczego program do szyfrowania ma decydować za Ciebie?

#6 Program do szyfrowania – ile kosztuje taka aplikacja?

Określ czego potrzebujesz, a następnie sprawdź, ile kosztuje aplikacja z funkcjami, na których Ci szczególnie zależy. Wśród propozycji dostępnych na rynku znajdziesz wersje płatne i bezpłatne. Pamiętaj, że twórcy tych wszystkich programów, aby aktualizować aplikację, rozwijać jej możliwości, zapewnić Ci należytą obsługę etc., muszą zarabiać. W końcu to program do zabezpieczania TWOICH poufnych dokumentów, dlatego jego jakość powinna być dla Ciebie jednym z głównych kryteriów wyboru. 

#7 Program do szyfrowania – jak wygląda wymiana zaszyfrowanych dokumentów z klientami i kontrahentami?

Wprowadzasz w swojej firmie bezpieczny obieg dokumentów? Oznacza to, że będziesz także wysyłał zaszyfrowane pliki na zewnątrz organizacji (do kontrahentów, klientów etc.). Pamiętaj, że nie zmusisz drugiej strony, aby wymieniała z Tobą bezpiecznie dokumenty, jeśli będzie musiał z tego tytułu ponieść dodatkowe koszty. Dlatego wybierz taką aplikację, która wymaga jednostronnej licencji firmowej.

#8 Program do szyfrowania – czy wersja językowa ma znaczenie?

Jeśli nie władasz dobrze obcym językiem, wybierz aplikację z polskim interfejsem. Unikniesz ewentualnych nieporozumień. To samo tyczy się Twojej organizacji, klientów, kontrahentów. Czy jesteś pewien, że wszyscy świetnie rozumieją angielski?

#9 Program do szyfrowania – czy będę korzystał z Biura Obsługi Klienta?

Sprawdź, czy możesz się łatwo skontaktować z Biurem Obsługi Klienta. Wyjaśnij wszystkie wątpliwości telefonicznie lub mailowo zanim zaczniesz korzystać z programu do szyfrowania. Takie wsparcie jest bardzo ważne i wzmacnia poczucie bezpieczeństwa w obliczu nowego wyzwania, jakim jest zabezpieczanie dokumentów w organizacji. 

#10 Program do szyfrowania – czy mogę odzyskać swoje hasło?

Jeśli program do szyfrowania posiada taką opcję, powinno to obudzić Twoją czujność. W kryptografii nie ma czegoś takiego jak odzyskiwanie haseł. W niektórych przypadkach możesz wprawdzie zmienić hasło dla całej aplikacji, ale nigdy odzyskać dla odszyfrowania danego pliku czy folderu. 

#11 Program do szyfrowania – czy będę pracował tylko online?

Różnie bywa. Nawet dostawcom usługi Internetu zdarzają się awarie. Jeśli chcesz mieć pewność, że zabezpieczysz dokumenty niezależnie od okoliczności, wybierz rozwiązanie, które Ci na to pozwoli (nie jest uzależnione od dostępu do sieci).

#12 Program do szyfrowania – czy posiada funkcję szyfrowania w locie?

Funkcja „szyfrowanie w locie” przyśpiesza pracę na poufnych plikach, a dokładniej pozwala pracować na zabezpieczonych już dokumentach bez konieczności ponownego ich szyfrowania. Czyli: otwierasz zabezpieczony plik, edytujesz go/nanosisz zmiany, zamykasz i tyle. Narzędzi automatycznie szyfruje dokument z wprowadzonymi modyfikacjami.

#13 Program do szyfrowania – jakie wykorzystuje algorytmy i biblioteki?

Sprawdź jakie algorytmy wykorzystuje aplikacja, którą wybrałeś i czy biblioteka, z której korzysta jest certyfikowana. Na stronie www programu do szyfrowania powinna znaleźć się informacja na ten temat wraz z uzasadnieniem wyboru algorytmów. Jeżeli jej nie znalazłeś, zapytaj w Biurze Obsługi Klienta.

#14 Program do szyfrowania – czy posiada ewidencję dokumentów?

Czasem to wymóg pewnych przepisów prawa. Na przykład aby wykorzystywać program do szyfrowania w celu digitalizacji dokumentacji pracowniczej, aplikacja musi mieć „wbudowaną” funkcję ewidencji.

#15 Program do szyfrowania – czy ma darmowy okres próbny?

Najlepiej wszystko sprawdzić w praktyce. Zobacz czy twórcy programu do szyfrowania oferują bezpłatny okres próbny i przetestuj czy dana aplikacja Ci „leży”. W końcu, tak naj napisaliśmy we wstępnie, „różni ludzie, różne potrzeby”…😉

Mamy nadzieję, że ta lista pomoże Ci wybrać odpowiedni program do szyfrowania. Nie musi to być Specfile. Ważne, że w końcu postanowiłeś, że warto chronić najważniejsze dokumenty. Gratulacje!


Chroń swoje dokumenty. Pobierz bezpłatnie aplikację Specfile i szyfruj dowolne pliki pdf, dokumenty word, excel, zdjęcia czy video, a nawet całe foldery jednym kliknięciem. Pobierz aplikację Specfile

Zostaw komentarz

MENU